De ontwikkeling van een dashboard begint over het algemeen met een uitgebreide inventarisatie van de inhoud van EPD’s, PDMS enzovoorts. Op basis van deze inventarisatie wordt bepaald welke ‘output’ reeds beschikbaar is. Daarbij wordt ook meegenomen welke informatie al aangeleverd wordt aan externe stakeholders, zoals Inspectie, certificerende instanties die ter voorbereiding van de audit om informatie vragen, registraties van ziektebeelden of behandelaanbod zoals DICA, NICE enzovoorts en landelijke metingen zoals CQI.
Het dashboard wordt gevuld met reeds verzamelde data en beschikbare informatie. In de meeste ziekenhuizen wordt gestart met een dashboard op ziekenhuisniveau.

De tweede stap bestaat uit het in gezamenlijkheid werken aan de validiteit en betrouwbaarheid van het dashboard. Kwaliteitsfunctionarissen, medewerkers van de IT of Business Intelligence afdeling en zorgprofessionals debatteren en definiëren de teller en noemer van indicatoren. Daarnaast maken ze afspraken over de wijze waarop tellers en noemers geregistreerd moeten worden; soms tot op het niveau van één specifiek invulveld in het EPD. Deze stap in het ontwikkelproces van dashboards is cruciaal voor de geloofwaardigheid van het dashboard. Daarnaast benoemen respondenten het belang van betrokkenheid van zorgprofessionals hierbij voor het creëren van draagvlak voor de registratie en het sturen met behulp van de informatie op het dashboard.

De derde stap is het (beter) vormgeven van de dasboards door afdelingen business intelligence en/of ICT en de centrale kwaliteitsafdeling. Bij het vormgeven van dashboards let men op het gebruik van kleuren, vormen en tekst. Bij de vormgeving en presentatie van dashboards staan een drietal dashboardkenmerken centraal: gebruiksvriendelijkheid, transparantie en toegevoegde waarde.
 

De volgende ontwikkelstap is dat ziekenhuizen aan de slag gaan met het inrichten van overlegstructuren. Op welk overleg, in welke vorm en met welke voorbereiding komt het dashboard aan de orde. De beleidsmatige Deming cyclus (Plan-Do-Check-Act) wordt in toenemende mate op alle niveaus in de organisatie gevoed met uitkomsten vanuit het dashboard. In gesprekken komt aan de orde: wat gaat goed, waar zijn we minder tevreden over, wat moet in het jaarplan omdat we willen verbeteren, kunnen we aantonen dat we het beter doen. 

In de vijfde ontwikkelingsstap worden processen ingericht voor het continu aanpassen van de inhoud van het dashboard. Zowel de interne behoefte van management en zorgprofessionals als externe eisen vertalen zich naar nieuwe parameters en bijbehorende indicatoren op het dashboard. We zien dat een aantal ziekenhuizen nadrukkelijker de beleidscyclus gaat koppelen aan de inhoud van het dashboard. Zowel door in de beleidscyclus minder goed scorende parameters op te nemen als speerpunt, als door het dashboard in te richten met parameters die de vooruitgang op beleidsvoornemens laten zien. Daarnaast zien we dat ziekenhuizen meer nadenken over de rol die externe registraties, zoals DICA en NICE, kunnen spelen op de interne dashboards en het verbinden van de verschillende dashboards voor kwaliteit, financiën en HRM.