De ervaringen uit het project 'Stuurinformatie destilleren: van volle breedte naar beperkte, betekenisvolle informatie voor bestuurders' hebben geleid tot een stappenplan (Oerlemans, Zegers, De Jonge & Van der Hoeven, 2017) . Deze vijf stappen zijn behulpzaam om te komen tot een breed gedragen en bruikbare kernset met kwaliteitsparameters voor bestuurders. Per stap zijn enkele essentiële randvoorwaarden beschreven.
Afhankelijk van het doel en de specifieke setting is afwijken en/of aanpassen van de stappen mogelijk. In het voorgenoemde onderzoek is gebruik gemaakt van twee vragenlijstrondes. Afhankelijk van de focus en het doel van het onderzoek kan bijvoorbeeld ook gekozen worden voor een consensusbijeenkomst in plaats van de tweede vragenlijstronde of tussen de twee rondes in.
Samenstelling projectteam
Het is hierbij van belang om (een) bestuurder(s) in het projectteam op te nemen, en om vast te stellen wie sleutelinformanten zijn: professionals die zich specifiek bezighouden met kwaliteitsverbetering. Zij bieden ingang tot potentiële Delphideelnemers en zijn behulpzaam bij het inventariseren en selecteren van kwaliteitsparameters voor de Delphironde. Denk hierbij (afhankelijk van de specifieke focus) bijvoorbeeld aan het afdelingshoofd, de kwaliteitfunctionaris en adviseurs van landelijke organisaties als patiëntenvereniging, beroepsvereniging en medische registratie.
Planning
Kom tot een realistische planning waarin voldoende tijd ingeruimd wordt voor het inventariseren en bespreken van de kwaliteitsparameters, het opmaken en laten doornemen van de vragenlijsten door informanten, en het uitvoeren van de Delphirondes. Ga ervan uit dat twee Delphirondes minimaal zes weken doorlooptijd hebben. Houd daarbij rekening met vakantieperiodes. Mocht de kernset in de praktijk met bestuurders getest worden, houdt dan ook rekening met de planning van of het aansluiten bij een periodiek gesprek.
Afbakening doelgroep/eindgebruiker
Stel vast voor welke doelgroep en/of eindgebruiker de kernset uiteindelijk zou moeten dienen en formuleer aan de hand daarvan concreet en precies welke informatie verzameld gaat worden en welke informatie niet binnen die inclusiecriteria valt.
In kaart brengen welke kwaliteitsinformatie wordt verzameld
Ga in gesprek met afdelingshoofd, kwaliteitsfunctionaris en/of andere personen die zich bezighouden met kwaliteitsverbetering. Zorg dat hen daarbij duidelijk is wat precies bedoeld wordt met kwaliteitsinformatie (niet alleen kwantitatieve indicatoren, maar ook kwalitatieve, “zachte” informatie). Loop alle verschillende kwaliteitsuitvragen na, bijvoorbeeld locale indicatoren, IGZ-informatie, uitvragen van zorgverzekeraars, accreditatievereisten, interne audits, beroepsgroepvisitatie, “lintjes” etc.
Opmaken grosslijst
Maak een werkbestand om de verzamelde kwaliteitsinformatie bij te houden en te ordenen; Microsoft Excel is daarvoor bijvoorbeeld zeer geschikt. Vul per parameter een aantal categorieën in. Dit is behulpzaam bij de selectie en bij de latere verwerking en analyse.
Selectie kwaliteitsparameters voor Delphirondes
Als de lijst compleet is, beslis dan in samenspraak met de sleutelinformant(en) welke kwaliteitsparameters gebruikt gaan worden in de Delphistudie. Zorg ervoor dat de lijst voor ronde 1 zo compleet mogelijk is, maar beknopt genoeg om de responspercentages niet te drukken. In deze fase kunnen dubbel uitgevraagde parameters en parameters waarvan de inschatting is dat deze niet geselecteerd zullen worden, afvallen. Herformuleer waar nodig de parameternaam en parametertoelichting in taal die voor alle deelnemers te begrijpen is. Verdeel de parameters onder in inhoudelijke thema’s.
Opmaken vragenlijst ronde 1
Maak de vragenlijst op. Dit kan met behulp van een online surveyprogramma (bijvoorbeeld LimeSurvey), per email (vragenlijst als bijlage) of per post. Voer een pilottest van de vragenlijst uit met vertegenwoordigers van de verschillende deelnemercategorieën (die niet zelf deelnemen), pas de vragenlijst aan waar nodig.
Samenstellen en uitnodigen expertpanel: professionals
Een representatief expertpanel bestaat uit zowel professionals als ervaringsdeskundigen.
Stel in samenspraak met de sleutelfiguren een panel samen met vertegenwoordigers uit alle relevante professionalgroepen, in ieder geval zorgverleners (verpleegkundigen en artsen) en bestuurders. Het is aan te bevelen bij selectie van de zorgverleners zoveel mogelijk te kiezen voor mensen die zich bezighouden met kwaliteitsverbetering. Vermeld in de uitnodiging dat de deelnemer speciaal geselecteerd is door het afdelingshoofd; dit verhoogt de respons.
Samenstellen en uitnodigen expertpanel: ervaringsdeskundigen
Ook hier zijn sleutelfiguren essentieel – denk bijvoorbeeld aan werving via patiëntenverenigingen of nazorgpoliklinieken. Houdt er bij selectie van patiënten rekening mee dat dit een complexe vragenlijst is – kies voor hogeropgeleide personen en/of personen met een achtergrond of interesse in zorg en/of kwaliteitsverbetering. Benader de patiënten per email met het verzoek een afspraak te maken om de vragenlijst mondeling door te nemen en in te vullen.
Uitvoeren ronde 1
Vraag deelnemers om per parameter aan te geven hoe relevant zij denken dat deze informatie voor een bestuurder is om de kwaliteit van zorg in te schatten (op een schaal van 1 tot en met 9, waarbij 1 = helemaal niet relevant en 9 = zeer relevant).
Geef deelnemers 10 dagen de tijd om de vragenlijst te retourneren. Verstuur reminder 1 op dag 10, en reminder 2 op dag 17 na het versturen van de eerste vragenlijst.
Trek voor het telefonisch begeleiden van patiëntdeelnemers minimaal een uur uit. Vermijd daarbij sturend vragen – licht alleen toe wanneer de deelnemer daarom vraagt, of wanneer je het idee hebt dat de deelnemer de vraag en/of de parameter niet goed gebruikt.
Verwerking vragenlijst ronde 1
Op basis van de antwoorden van de deelnemers worden de parameters in drie categorieën verdeeld:
Selectie
Overtuigende meerderheid vindt de parameter relevant: minstens 70% van de respondenten heeft 7, 8 of 9 gescoord én de mediaan is 8 of hoger
Discussie
Extreem scheve verdeling: minstens 30% van de respondenten heeft 1, 2 of 3 gescoord én minstens 30% van de respondenten heeft 7, 8 of 9 gescoord
OF
Enigszins scheve verdeling: minstens 70% van de respondenten heeft 7, 8 of 9 gescoord én de mediaan is 7 of lager
Geen selectie (alle overige gevallen)
Geen overtuigende meerderheid vindt de parameter relevant en geen enigszins scheve verdeling: minder dan 70% van de respondenten heeft 7, 8 of 9 gescoord, en geen extreem scheve verdeling: Respondenten hebben in minder dan 30% van de gevallen 1, 2 of 3 gescoord en/of in minder dan 30% van de gevallen 7, 8 of 9 gescoord
Parameters in de categorieën “selectie” of “discussie” gaan door naar ronde 2.
Opmaken vragenlijst ronde 2
Stel de vragenlijst voor ronde 2 samen en gebruik daarbij dezelfde formulering van parameternaam en parametertoelichting als in ronde 1. Geef bij iedere kwaliteitsparameter aan:
Vraag deelnemers om van de overgebleven paramaters een specifiek aantal kwaliteitsparameters uit te kiezen die een bestuurder voldoende handvatten geeft om in gesprek te gaan met zorgprofessionals over kwaliteit van zorg.
Uitvoeren ronde 2
Geef deelnemers 10 dagen de tijd om de vragenlijst te retourneren. Verstuur reminder 1 op dag 10, en reminder 2 op dag 17 na versturen van de tweede vragenlijst.
Begeleid ook in deze ronde patiëntdeelnemers telefonisch, indien zij dat wensen. Trek hiervoor ongeveer dertig minuten per persoon uit.
Verwerking vragenlijst ronde 2
Analyseer de resultaten met frequentietabellen. Bekijk of er grote verschillen tussen de verschillende deelnemercategorieën zijn.
Terugkoppeling deelnemers
Maak een beknopt document (max. 2 pagina’s) met daarin een korte weergave van de belangrijkste bevindingen voor deelnemers en andere geïnteresseerden.
Verzamelen van actuele gegevens
Loop met sleutelfiguren na uit welke bronnen de verschillende informatie gegenereerd moet worden, en welke contactpersonen daarvoor benaderd moeten worden. Vraag de contactpersoon bij een grote hoeveelheid informatie om (terugkerende) probleempunten te formuleren.
Opmaken van de kernset
Denk goed na over de weergave van gegevens: hoe korter hoe beter; tabellen en figuren waar mogelijk. Probeer bij het verzamelen van informatie zoveel mogelijk de PDCA-cyclus aan te houden: geef waar mogelijk aan welke verbeterpunten zijn afgesproken, en wat daaromtrent de stand van zaken is; eventueel met gebruik van signaalkleuren groen, oranje, en rood. Geef waar mogelijk en relevant gegevenstrends weer in de tijd of in relatie tot landelijke gemiddelden.
Gebruik kernset
Evalueer het nut van de kernset na eerste gebruik, pas aan waar nodig.